Warum Food Costs meist kein Einkaufsproblem sind

Wenn der Wareneinsatz zu hoch ist, fällt der erste Blick fast immer auf den Einkauf. Die Lieferantenpreise werden verglichen, neue Angebote eingeholt, vielleicht ein Bündelungsgespräch mit dem Großhändler geführt. Das ist nicht falsch – aber in den meisten Betrieben, die wir begleiten, ist es auch nicht der Hebel, der wirklich etwas bewegt.

Nach vierzig Jahren in der Branche und Hunderten Kalkulationen, die wir uns angesehen haben, lässt sich das ziemlich klar sagen: Wer nur am Einkaufspreis dreht, optimiert selten mehr als zwei, drei Prozentpunkte. Wer sich Kalkulation, Portionierung und Schwund gemeinsam ansieht, findet regelmäßig deutlich mehr.

Die drei eigentlichen Ursachen

1. Die Kalkulation selbst ist veraltet oder ungenau. Viele Speisekarten werden einmal kalkuliert und dann über Jahre kaum noch angefasst – obwohl sich Einkaufspreise, Rezepturen und Portionsgrößen längst verändert haben. Das Ergebnis: Gerichte, die auf dem Papier profitabel aussehen, es in der Praxis aber nicht mehr sind. Besonders tückisch sind Beilagen und kleine Komponenten – Saucen, Dips, Garnituren –, die in der ursprünglichen Kalkulation oft nur grob geschätzt wurden und über die Zeit unbemerkt teurer geworden sind.

Hinzu kommt: Kalkulation wird häufig als einmaliger Vorgang verstanden, nicht als laufender Prozess. Ein Betrieb, der seine Rezepturen nicht regelmäßig gegen aktuelle Einkaufspreise spiegelt, arbeitet faktisch mit veralteten Zahlen – und trifft Entscheidungen auf dieser Basis.

2. Portionierung ist Vertrauenssache, keine Systemfrage. In vielen Küchen hängt die tatsächliche Portionsgröße vom jeweiligen Mitarbeiter ab. Ohne feste Portioniervorgaben – Waage, Schöpfkelle mit definiertem Volumen, Rezeptkarte mit exakten Gramm-Angaben – schwankt der Wareneinsatz von Schicht zu Schicht, auch wenn die Kalkulation auf dem Papier stimmt.

Das eigentliche Problem dabei ist selten böser Wille. Es ist das Fehlen eines Systems, das Portionierung überhaupt überprüfbar macht. Wo es keine Vorgabe gibt, kann auch niemand falsch portionieren – aber die Summe der kleinen Abweichungen frisst die Marge auf.

3. Schwund wird nicht gemessen, sondern vermutet. Verderb, Fehlproduktion, interne Verzehrung, kleine Diebstähle – all das fällt unter Schwund, wird aber in den seltensten Betrieben systematisch erfasst. Ohne Erfassung gibt es auch keinen Ansatzpunkt: Man weiß, dass irgendwo Ware verschwindet, aber nicht wo.

Gerade in der Verkehrsgastronomie und im Convenience-Bereich, wo hohe Frequenz auf verderbliche Ware trifft, macht sich das besonders bemerkbar. Ein zu großzügig kalkulierter Tagespuffer, eine nicht dokumentierte Fehlproduktion in der Stoßzeit, ein nicht erfasster Bruch – jede einzelne Position wirkt klein, in Summe ergibt sich daraus oft der größte Teil der Differenz.

Warum der Einkauf trotzdem zuerst geprüft wird

Das ist menschlich nachvollziehbar: Der Einkaufspreis ist eine harte Zahl, leicht vergleichbar, leicht verhandelbar. Kalkulation, Portionierung und Schwund dagegen erfordern, ins eigene System zu schauen – und das ist unbequemer.

Aus unserer Erfahrung ist genau das aber der Punkt, an dem sich echte Verbesserung entscheidet. Ein Betrieb, den wir über sechs Monate begleitet haben, konnte seinen Wareneinsatz von 34 auf 28 Prozent senken – nicht durch neue Lieferantenkonditionen, sondern durch eine systematische Überarbeitung von Rezeptkalkulation, Portioniervorgaben und einer einfachen Schwunderfassung.

Wie eine ehrliche Bestandsaufnahme aussieht

Bevor irgendetwas verändert wird, steht eine nüchterne Analyse: Wo weicht der kalkulierte vom tatsächlichen Wareneinsatz ab, und in welcher Größenordnung? Dafür braucht es keine aufwendige neue Software – oft reicht es, für zwei bis drei Wochen konsequent zu dokumentieren, was tatsächlich passiert.

Aus dieser Bestandsaufnahme ergibt sich meist von selbst, wo der größte Hebel liegt. Nicht selten ist es eine Kombination aus allen drei Bereichen – aber mit klar unterschiedlicher Gewichtung je nach Betrieb.

Der eigentliche Punkt

Der Einkaufspreis ist der Faktor, den ein Betrieb am wenigsten selbst in der Hand hat. Kalkulation, Portionierung und Schwund dagegen liegen vollständig im eigenen System. Genau deshalb lohnt es sich, dort zuerst hinzuschauen.